BAB I
PENDAHULUAN
Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana
penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan
oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di
perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa
depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik
dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwujudan manajer
dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Aliran Sumber Daya Fisik
Sumber daya fisik merupakan sebuah perusahaan yang meliputi:
1.
Pegawai
Dalam hal ini, pegawai dipekerjakaan oleh perusahaa, kemudian
diubah ketingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan pengalaman
dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan.
2.
Bahan
Baku
Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input mentah dan diubah
menjadi barang jadi, yang kemudian dijual kepada para pelanggan perusahaan.
3.
Mesin
Pada saat mesin dibeli, digunakan, dan pada akhirnya dijual dalam
bentuk besi tua atau ditukar dengan mesin yang lebih baru.
4.
Uang
Uang memasuki perusahaan dalam bentuk penerimaan penjualan,
investasi pemegang saham, dan pinjaman lalu diubah menjadi pembayaran kepada
pemasok, pajak kepada pemerintah, dan pengambilan kepada para pemegang saham.
Sumber daya
fisik ini dipergunakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijual oleh
perusahaan kepada pelanggannya
B.
Aliran Sumber Daya Virtual
Aliran sumber
daya virtual ini menunjukan dari sumber daya virtual-data, informasi, dan
informasi dalam bentuk keputusan. Aliran dua arah, data dan informasi yang
menghubungkan perusahaan dengan lingkungannya.
1.
Mekanisme
Pengendalian Perusahaan
Unsur-unsur yang memungkinkan
perusahaan dalam mengendalikan operasinya sendiri meliputi:
a.
Standar
kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai tujuannya
secara keseluruhan
b.
Manajemen
perusahaan
c.
Suatu
pemrosesan informasi yang mengubah data menjadi informasi
2.
Lingkaran
Umpan balik
Lingkaran umpan balik (feedback
loop) terdiri atas sumber-sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari
perusahaan dan lingkungan lalu dimasukan kedalam proses informasi, yang
mengubahnya menjadi informasi. Informasi ini kemudian diberikan kepada para
manajer, yang melakukan pengambilan keptusan yang akan mengaruhi
perubahan-perubahan yang dibutuhkan pada system fisik.
Manajemen akan dipandu dalam
pengambilan keptusan oleh standar-standar kinerja perusahaan. Standar kinerja
ini juga dapat dipergunakan oleh proses informasi untuk mengetahui apabila
perusahaan tidak memberikan kinerja sesuai dengan yang diharapkan.
3.
Perusahaan
di dalam Lingkungannya
Model system umum sebuah perusahaan
membuat kita dapat dengan lebih mudah melihat arti penting lingkungan bagi
kesuksesan sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan tercipta atas dasar tujuan
untuk memberikan produk dan jasa yang memenuhi kebutuhan lingkungannya. Dengan
kata lain, sebuah perusahaan tidak akan berfungsi tanpa sumber daya yang
diberikan oleh lingkungannya.
Lingkungan dapat bervariasi antara
satu perusahaan dengan perusahaan lain. Meskipun begitu, kita dapat
mengidentifikasikan unsure utama yang terdapat dalam lingkungan perusahaan,
diantaranya:
1.
Pemasok
(supplier) atau disebut vendor, memasok bahan baku, mesin, jasa,
orang, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk
dan jasanya.
2.
Produk
dan jasa ini yang kemudian dipasarkan kepada pelanggan (customer)
perusahaan.
3.
Serikat
pekerja (labour union) adalah organisasi dari para pekerja terampil
maupun tidak terampil dari berbagai jenis bidang usaha dan industri.
4.
Komunitas
uang (financial community) erdiri dari institusi-institusi seperti bank
dan institusi pemberi pinjaman lainnya yang memengaruhi sumber daya keuangan
yang tersedia bagi perusahaan.
5.
Pemegang
saham (stockholder and owner) adalah orang-orang yang menginvestasikan
uangnya kedalam persahaan; mereka adalah pemilik perusahaan yang sebenarnya.
6.
Pesaing
(competitor) yaitu mencakup semua organisasi yang bersaing dengan
perusahaan didalam pasar
7.
Pemerintah
(government), baik di tingkat nasional, provinsi, maupun local, akan
memberikan pembatasan dalam bentuk peraturan dan perundang-undangan dan juga
memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi, dan dana
8.
Komunitas global (global community)
adalah wilayah geografis dimana perusahaan menjalankan operasinya. Perusahaan
menunjukkan tanggung jawabnya kepada masyarakat global dengan menghargai
lingkungan hidup, memberikan produk dan jasa yang memberikan kontribusi kepada
mutu kehidupan dan melakukan operasinya secara etis.
C.
Aliran Sumber Daya Lingkungan
Perusahaan
terhubung dengan unsur-unsur lingkungannya melalui aliran sumber daya
lingkungan (environmental resource flows). Beberapa sumber daya mengalir
lebih sering dari pada sumber daya yang lainnya. Aliran-aliran yang umum
terjadi meliputi aliran informasi dari pelanggan, aliran bahan baku kepada
pelanngan, aliran uang kepada pemegang saham, dan aliran bahan baku dari
pemasok. Aliran yang lebih jarang terjadi meliputi aliran uang dari pemerintah,
aliran bahan baku kepada pemasok (pengembalian barang dagangan), dan aliran
pegawai kepada pesaing (karyawan yang “dibajak” oleh perusahaan lain.
Tidak semua
aliran sumber daya terjadi diantara perusahaan dan seluruh unsure lingkungan.
Sebagai contoh, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang
csaham dan uangseharusnya tidak mengalir kepada pesaing. Satu-satunya sumber
daya yang menghubungkan perusahaan dengan seluruh unsur adalah informasi, dan
perusahaan yang berusaha untuk menjadikan hubungan informasi dengan pesaing
sebagai suatu aliran satu arah.
Masyarakat
Perusahaan
D.
Jenis-jenis Model
1.
Model Fisik ; penggambaran entitas
dalam bentuk 3 dimensi.
2.
Model Naratif ; menggambarkan
entitas secara lisan atau tulisan.
3.
Model Grafik ; menggambarkan
entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
4.
Model matematika ; sebagian besar
perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada
model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara
berbagai bagian dari suatu objek.
E.
Kegunaan dari Model
Perusahaan
1.
Mempermudah Pengertian, suatu
model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah
dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang
sederhana.
2.
Mempermudah Komunikasi, setelah
problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan
pada orang lain.
3.
Memperkirakan Masa Depan,
ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat
memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.
F.
Model Sistem Perusahaan
Umum
1.
Sistem Fisik, merupakan sistem
terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
Arus sumber daya fisik yang mengalir :
a.
Arus material.
b.
Arus personil.
c.
Arus mesin.
d.
Arus uang.
|
Informasi
Sistem Fisik Perusahaan sebagai system yang terkendali
2.
Sistem Konseptual,
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri,
sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu
lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur
bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula
sebaliknya.
a.
Sistem Lingkaran Terbuka.
b.
Sistem Lingkaran Tertutup.
Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang
menggambarkan output sistem.
Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari
sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang
menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
G. Dimensi-dimensi Informasi
Saat para manajer menentukan output yang
harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi
dasar informasi :
1.
Relevansi.
2.
Akurasi.
3.
Ketepatan waktu.
4.
Kelengkapan.
Manajer adalah orang yang terbaik untuk
menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem
dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis. Manajer menggunakan
standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual. “Sistem
konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer,
pengolah informasi dan standar”
Standar dikombinasikan dengan output
informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management
by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer
terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang
dapat diterima).
Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :
1.
Manajer tidak membuang waktu
memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
2.
Karena lebih sedikit keputusan
yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3.
Perhatian dipusatkan pada
peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui
:
1.
Beberapa kinerja bisnis tertentu
tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat
ditetapkan.
2.
Suatu sistem informasi yang
memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3.
Perhatian harus terus diarahkan
pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4.
Manajer tidak boleh menjadi pasif
dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.
Konsep manajemen yang serupa dengan
Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu
kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk
mencapai tujuannya.
Standar
kinerja digunakan untuk manajemen dan pengolah informasi
|
|
|
Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus
keputusan.
Arus Keputusan, data
diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi
keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk
mengubah data menjadi keputusan.
|
|
|
Model
Sistem Umum Perusahaan
|
|
|
H.
Tahapan Pemecahan masalah
Dengan Menggunakan Pendekatan Sistem
a.
Usaha Persiapan
o
Memandang perusahaan
sebagai suatu sistem.
o
Mengenal sistem lingkungan.
o
Mengidentifikasi subsistem
perusahaan.
b.
Usaha Definisi
o
Bergerak dari tingkat
sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat
persoalan berada.
o
Menganalisis bagian-bagian
sistem dalam suatu urutan tertentu :
1.
Mengevaluasi standar.
2.
Membandingkan output dengan
standar.
3.
Mengevaluasi manajemen.
4.
Mengevaluasi pemroses informasi.
5.
Mengevaluasi input dan sumber daya
input.
6.
Mengevaluasi proses.
7.
Mengevaluasi sumber daya output.
c.
Usaha Persiapan
o
Pertimbangan alternatif
yang layak.
o
Mengevaluasi berbagai
solusi alternatif.
o
Memilih solusi terbaik.
o
Menerapkan solusi.
o
Memastikan bahwa solusi
tersebut efektif.
I.
Faktor Manusia yang
Mempengaruhi Pemecahan Masalah
3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :
1.
Penghindar masalah (Problem
Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik
saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
2.
Mengumpulkan Informasi/Pencari
masalah (Problem Seeker) :
a.
Gaya teratur, mengikuti gaya
management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan
dengan area minatnya.
b.
Gaya menerima, manajer jenis ini
ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai
baginya/orang lain dalam organisasi.
3.
Menggunakan informasi untuk
memecahkan masalah/Pemecah masalah (Problem solver) :
a.
Gaya sistematik, manajer memberi
perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. :
pendekatan sistem.
b.
Gaya intuitif, manajer tidak
menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.