Kamis, 06 Desember 2012

Model Sistem Umum Perusahaan


BAB I
PENDAHULUAN

Model sistem umum pada perusahaan adalah dimana penyerdahanaan objek, yang terdiri dari berbagai jenis model yang digunakan oleh perusahaan beserta kegunaan model itu sendiri yang mempengaruhi juga di perusahaan agar mempermudah pengertian, komunikasi, dan memperkirakan masa depan. Yang biasa digunakan oleh perusahaan adalah model sistem informasi fisik dan konseptual. Dan pada pendekatan sistem adalah sebagai perwujudan manajer dalam pengambilan keputusan dan memecahkan masalah pada perusahan tersebut.



BAB II
PEMBAHASAN

A.    Aliran Sumber Daya Fisik
Sumber daya fisik merupakan sebuah perusahaan yang meliputi:
1.      Pegawai
Dalam hal ini, pegawai dipekerjakaan oleh perusahaa, kemudian diubah ketingkat keahlian yang lebih tinggi melalui pelatihan dan pengalaman dan pada akhirnya meninggalkan perusahaan.
2.      Bahan Baku
Bahan baku memasuki perusahaan dalam bentuk input mentah dan diubah menjadi barang jadi, yang kemudian dijual kepada para pelanggan perusahaan.
3.      Mesin
Pada saat mesin dibeli, digunakan, dan pada akhirnya dijual dalam bentuk besi tua atau ditukar dengan mesin yang lebih baru.
4.      Uang
Uang memasuki perusahaan dalam bentuk penerimaan penjualan, investasi pemegang saham, dan pinjaman lalu diubah menjadi pembayaran kepada pemasok, pajak kepada pemerintah, dan pengambilan kepada para pemegang saham.
Sumber daya fisik ini dipergunakan untuk menghasilkan produk dan jasa yang dijual oleh perusahaan kepada pelanggannya
B.     Aliran Sumber Daya Virtual
Aliran sumber daya virtual ini menunjukan dari sumber daya virtual-data, informasi, dan informasi dalam bentuk keputusan. Aliran dua arah, data dan informasi yang menghubungkan perusahaan dengan lingkungannya.
1.      Mekanisme Pengendalian Perusahaan
Unsur-unsur yang memungkinkan perusahaan dalam mengendalikan operasinya sendiri meliputi:
a.       Standar kinerja yang harus dipenuhi oleh perusahaan jika ia ingin mencapai tujuannya secara keseluruhan
b.      Manajemen perusahaan
c.       Suatu pemrosesan informasi yang mengubah data menjadi informasi
2.      Lingkaran Umpan balik
Lingkaran umpan balik (feedback loop) terdiri atas sumber-sumber daya virtual. Data dikumpulkan dari perusahaan dan lingkungan lalu dimasukan kedalam proses informasi, yang mengubahnya menjadi informasi. Informasi ini kemudian diberikan kepada para manajer, yang melakukan pengambilan keptusan yang akan mengaruhi perubahan-perubahan yang dibutuhkan pada system fisik.
Manajemen akan dipandu dalam pengambilan keptusan oleh standar-standar kinerja perusahaan. Standar kinerja ini juga dapat dipergunakan oleh proses informasi untuk mengetahui apabila perusahaan tidak memberikan kinerja sesuai dengan yang diharapkan.
3.      Perusahaan di dalam Lingkungannya
Model system umum sebuah perusahaan membuat kita dapat dengan lebih mudah melihat arti penting lingkungan bagi kesuksesan sebuah perusahaan. Sebuah perusahaan tercipta atas dasar tujuan untuk memberikan produk dan jasa yang memenuhi kebutuhan lingkungannya. Dengan kata lain, sebuah perusahaan tidak akan berfungsi tanpa sumber daya yang diberikan oleh lingkungannya.
Lingkungan dapat bervariasi antara satu perusahaan dengan perusahaan lain. Meskipun begitu, kita dapat mengidentifikasikan unsure utama yang terdapat dalam lingkungan perusahaan, diantaranya:
1.      Pemasok (supplier) atau disebut vendor, memasok bahan baku, mesin, jasa, orang, dan informasi yang digunakan oleh perusahaan untuk menghasilkan produk dan jasanya.
2.      Produk dan jasa ini yang kemudian dipasarkan kepada pelanggan (customer) perusahaan.
3.      Serikat pekerja (labour union) adalah organisasi dari para pekerja terampil maupun tidak terampil dari berbagai jenis bidang usaha dan industri.
4.      Komunitas uang (financial community) erdiri dari institusi-institusi seperti bank dan institusi pemberi pinjaman lainnya yang memengaruhi sumber daya keuangan yang tersedia bagi perusahaan.
5.      Pemegang saham (stockholder and owner) adalah orang-orang yang menginvestasikan uangnya kedalam persahaan; mereka adalah pemilik perusahaan yang sebenarnya.
6.      Pesaing (competitor) yaitu mencakup semua organisasi yang bersaing dengan perusahaan didalam pasar
7.      Pemerintah (government), baik di tingkat nasional, provinsi, maupun local, akan memberikan pembatasan dalam bentuk peraturan dan perundang-undangan dan juga memberikan bantuan dalam bentuk pembelian, informasi, dan dana
8.       Komunitas global (global community) adalah wilayah geografis dimana perusahaan menjalankan operasinya. Perusahaan menunjukkan tanggung jawabnya kepada masyarakat global dengan menghargai lingkungan hidup, memberikan produk dan jasa yang memberikan kontribusi kepada mutu kehidupan dan melakukan operasinya secara etis.
C.    Aliran Sumber Daya Lingkungan
Perusahaan terhubung dengan unsur-unsur lingkungannya melalui aliran sumber daya lingkungan (environmental resource flows). Beberapa sumber daya mengalir lebih sering dari pada sumber daya yang lainnya. Aliran-aliran yang umum terjadi meliputi aliran informasi dari pelanggan, aliran bahan baku kepada pelanngan, aliran uang kepada pemegang saham, dan aliran bahan baku dari pemasok. Aliran yang lebih jarang terjadi meliputi aliran uang dari pemerintah, aliran bahan baku kepada pemasok (pengembalian barang dagangan), dan aliran pegawai kepada pesaing (karyawan yang “dibajak” oleh perusahaan lain.
Tidak semua aliran sumber daya terjadi diantara perusahaan dan seluruh unsure lingkungan. Sebagai contoh, mesin biasanya tidak mengalir dari perusahaan kepada pemegang csaham dan uangseharusnya tidak mengalir kepada pesaing. Satu-satunya sumber daya yang menghubungkan perusahaan dengan seluruh unsur adalah informasi, dan perusahaan yang berusaha untuk menjadikan hubungan informasi dengan pesaing sebagai suatu aliran satu arah.

Oval: Pemerintah                        Masyarakat
Oval: Komunitas keuanganOval: Komunitas globalOval: Pemengan saham atau pemilik                  

Oval: Pelanggan
Oval: Pemasok
Oval: Pesaing
Oval: Serikat pekerja
 

     Perusahaan




D.    Jenis-jenis Model
1.      Model Fisik ; penggambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.
2.      Model Naratif ; menggambarkan entitas secara lisan atau tulisan.
3.      Model Grafik ; menggambarkan entitas dengan sejumlah garis atau symbol.
4.      Model matematika ; sebagian besar perhatian dalam pembuatan bisnis (business modeling) saat ini tertuju pada model matematika. Keunggulannya, ketelitian dalam menjelaskan hubungan antara berbagai bagian dari suatu objek.

E.     Kegunaan dari Model Perusahaan
1.      Mempermudah Pengertian, suatu model pasti lebih sederhana dari pada entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara yang sederhana.
2.      Mempermudah Komunikasi, setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.
3.      Memperkirakan Masa Depan, ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.



F.     Model Sistem Perusahaan Umum
1.      Sistem Fisik, merupakan sistem terbuka, yang berhubungan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya fisik.
 




Arus sumber daya fisik yang mengalir :
a.       Arus material.
b.      Arus personil.
c.       Arus mesin.
d.      Arus uang.
Manajemen
 
 

                                  Informasi


 




Sistem Fisik Perusahaan sebagai system yang terkendali
2.      Sistem Konseptual,
Sebagian sistem terbuka dapat mengendalikan operasinya sendiri, sebagian lagi tidak. Pengendalian ini dapat dicapai dengan menggunakan suatu lingkaran yang disebut “Lingkaran Umpan Balik” yang menyediakan suatu jalur bagi sinyal-sinyal dari sistem ke mekanisme pengendalian begitu pula sebaliknya.
a.       Sistem Lingkaran Terbuka.
b.      Sistem Lingkaran Tertutup.






 








Pengendalian Manajemen; pihak manajemen menerima informasi yang menggambarkan output sistem.
 








Pengolah Informasi; Perjalanan informasi tidak selalu dari sistem fisik kepada manajer. Para manajer memperoleh informasi dari sistem yang menghasilkan informasi dari data yang terkumpul.
 










G.    Dimensi-dimensi Informasi
Saat para manajer menentukan output yang harus disediakan para pengolah informasi, mereka mempertimbangkan 4 dimensi dasar informasi :
1.      Relevansi.
2.      Akurasi.
3.      Ketepatan waktu.
4.      Kelengkapan.
Manajer adalah orang yang terbaik untuk menentukan dimensi-dimensi informasi yang ia perlukan. Jika perlu analis sistem dapat membantu manajer mendekati tugas ini secara logis. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan kinerja actual. “Sistem konseptual yang mengendalikan sistem fisik terdiri dari 3 elemen penting : manajer, pengolah informasi dan standar”
Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan “management by exception” (suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer terlibat dalam aktifitas hanya jika aktifitas itu menyimpang dari kinerja yang dapat diterima).
Management by Exception memberikan 3 keuntungan dasar :
1.      Manajer tidak membuang waktu memantau aktifitas yang berlangsung secara normal.
2.      Karena lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh.
3.      Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya.
Namun, terdapat pula sejumlah kendala yang harus diketahui :
1.      Beberapa kinerja bisnis tertentu tidak mudah ditentukan secara kuantitas sehingga standar tidak dapat ditetapkan.
2.      Suatu sistem informasi yang memantau kinerja secara akurat sangat diperlukan.
3.      Perhatian harus terus diarahkan pada standar untuk menjaga standar pada tingkat yang tepat.
4.      Manajer tidak boleh menjadi pasif dan hanya menunggu batas kinerja dilewati.
Konsep manajemen yang serupa dengan Management by Exception disebut Critical Success Factor. CSF adalah salah satu kegiatan perusahaan yang berpengaruh kuat pada kemampuan perusahaan untuk mencapai tujuannya.





 














Standar kinerja digunakan untuk manajemen dan pengolah informasi
 


 






 

 







Perubahan-perubahan dibuat dalam sistem fisik melalui arus keputusan.

 

 

 
 Arus Keputusan, data diubah menjadi informasi oleh pengolah informasi, dan informasi diubah menjadi keputusan oleh manajer. Pengolah informasi dan manajer bekerja sama untuk mengubah data menjadi keputusan.

Model Sistem Umum Perusahaan
 


Informasi dan data
 




Text Box: Data



SD FISIK
 
SD FISIK
 




H.    Tahapan Pemecahan masalah Dengan Menggunakan Pendekatan Sistem
a.       Usaha Persiapan
o   Memandang perusahaan sebagai suatu sistem.
o   Mengenal sistem lingkungan.
o   Mengidentifikasi subsistem perusahaan.
b.      Usaha Definisi
o   Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem.
Tujuannya : mengidentifikasi tingkat sistem tempat persoalan berada.
o   Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu :
1.   Mengevaluasi standar.
2.   Membandingkan output dengan standar.
3.   Mengevaluasi manajemen.
4.   Mengevaluasi pemroses informasi.
5.   Mengevaluasi input dan sumber daya input.
6.   Mengevaluasi proses.
7.   Mengevaluasi sumber daya output.
c.       Usaha Persiapan
o   Pertimbangan alternatif yang layak.
o   Mengevaluasi berbagai solusi alternatif.
o   Memilih solusi terbaik.
o   Menerapkan solusi.
o   Memastikan bahwa solusi tersebut efektif.
I.       Faktor Manusia yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah
3 Kategori manajer dalam merasakan masalah :
1.      Penghindar masalah (Problem Avoider), manajer mengambil sikap positif dan menganggap semua baik-baik saja.ia berusaha menghalangi kemungkinan masalah dengan mengabaikan informasi.
2.      Mengumpulkan Informasi/Pencari masalah (Problem Seeker) :
a.       Gaya teratur, mengikuti gaya management by exception dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan area minatnya.
b.      Gaya menerima, manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya/orang lain dalam organisasi.
3.      Menggunakan informasi untuk memecahkan  masalah/Pemecah masalah  (Problem solver) :
a.       Gaya sistematik, manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan. Co. : pendekatan sistem.
b.      Gaya intuitif, manajer tidak menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuaikan pendekatan dengan situasi.